Filter data biasanya digunakan untuk menampilkan data tertentu sesuai dengan kriteria yang kita inginkan. Dengan menggunakan fungsi FILTER di Microsoft Excel, kita dapat membuat data menjadi lebih rapi sehingga lebih mudah untuk dianalisis maupun digunakan sebagai bahan pelaporan.
Pada contoh kali ini, kita akan menggunakan fungsi FILTER untuk menampilkan data berdasarkan Divisi.
Cara Memfilter Data Berdasarkan Divisi di Excel
1. Buat tabel data terlebih dahulu
Buat tabel data yang berisi informasi yang ingin ditampilkan. Sebagai contoh, tabel memiliki beberapa kolom seperti Nama, Divisi, HR, dan Finance.
Pastikan struktur tabel sudah tersusun dengan baik agar fungsi FILTER dapat bekerja dengan benar.
2. Gunakan fungsi FILTER
Setelah tabel dibuat, kita dapat mulai menggunakan fungsi FILTER.
Struktur dasar fungsi FILTER adalah:
=FILTER(array;include)atau pada Excel yang menggunakan pemisah koma:
=FILTER(array,include)Pemisah argumen dapat berbeda tergantung pengaturan regional Microsoft Excel yang digunakan.
Pada bagian array, pilih seluruh tabel yang ingin ditampilkan. Setelah memilih tabel, tekan F4 agar referensinya menjadi absolut.
3. Pilih kolom Divisi sebagai kriteria filter
Selanjutnya, pilih kolom Divisi yang akan digunakan sebagai kriteria penyaringan data.
Setelah memilih range kolom Divisi, tekan F4 agar referensi kolom tersebut tetap ketika formula nantinya disalin ke kolom lainnya.
4. Tentukan kriteria yang ingin dicari
Setelah range data dan kolom Divisi ditentukan, masukkan tanda = untuk menentukan kriteria yang ingin dicari.
Pada contoh ini, kita dapat menggunakan nilai pada kolom HR sebagai kriteria.
Konsep formulanya menjadi seperti berikut:
=FILTER(Tabel_Data;Kolom_Divisi=HR)Dengan formula tersebut, Excel akan mengambil data dari tabel dan hanya menampilkan data yang memenuhi kriteria yang ditentukan.
5. Salin formula ke kanan
Jika formula sudah berhasil dan kita ingin membuat filter untuk kolom atau divisi lainnya, formula dapat disalin ke arah kanan.
Karena range tabel dan range kolom Divisi sudah dibuat absolut menggunakan F4, referensi tersebut tidak akan berubah ketika formula disalin.
Dengan demikian, kita dapat membuat hasil filter untuk beberapa bagian, misalnya HR hingga Finance, sesuai dengan struktur tabel yang digunakan.
Contoh Sederhana Fungsi FILTER
Secara sederhana, fungsi FILTER dapat digunakan dengan pola:
=FILTER(A2:D100;B2:B100=F2)Artinya:
- A2:D100 → seluruh data yang ingin ditampilkan.
- B2:B100 → kolom yang digunakan sebagai kriteria.
- F2 → nilai atau kriteria yang ingin dicari.
Jika nilai pada F2 adalah HR, maka Excel akan menampilkan baris data yang memiliki Divisi HR.
Kesimpulan
Fungsi FILTER sangat membantu ketika kita ingin mengambil sebagian data berdasarkan kriteria tertentu tanpa harus memfilter tabel secara manual.
Dengan memahami penggunaan array, include, referensi absolut, serta penggunaan tombol F4, kita dapat membuat sistem penyaringan data yang lebih praktis dan mudah digunakan untuk kebutuhan analisis maupun pelaporan.
